Farmacias del ahorro, un negocio con inteligencia |
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Business Intelligence es su receta para establecer relaciones comerciales saludables con proveedores y el consumidor Las soluciones de inteligencia de negocios o Business Intelligence (BI) tienden a ser un apoyo estratégico para la toma de decisiones en tiempo real, al explotar la información con la que ya cuenta la empresa, pero que se encuentra aislada en las bases de datos operativas y que, gracias a BI, puede ser transformada en información útil y con un impacto positivo para el negocio. Farmacias del Ahorro es una empresa mexicana que ya se beneficia con una solución para la administración del desempeño corporativo o Corporate Performance Management (CPM) del proveedor Cognos, que integra inteligencia de negocios. En 1991, Farmacias del Ahorro inició sus operaciones bajo el nombre legal de Comercializadora Farmacéutica de Chiapas, con dos farmacias y 30 empleados. Para 2001, comienza a manejar el concepto de franquicias, con el cual llega al día de hoy con cerca de 400 unidades, más de 5,000 empleados y cobertura en 60% del territorio de la República Mexicana. Guillermo Martorell Nieto, director corporativo de Farmacias del Ahorro, comentó en exclusiva que la compañía se autodefine como “una empresa relativamente joven, pero con crecimiento muy acelerado, mismo que nos ha provocado que tengamos un mayor manejo de datos. ”El problema es que no teníamos forma de manejarlos adecuadamente para generar información inteligente; las herramientas que teníamos en un principio no eran malas, pero no eran suficientemente poderosas para manejar la información como queríamos verla”. Presupuestos, modelos y escenarios La necesidad de contar con herramientas acordes al volumen de operaciones fue decisivo para que Farmacias del Ahorro se dirigiera al mercado en busca de una solución; “tenemos un catalogo de 17,000 productos, más 400 tiendas; si multiplicas las cifras y le añades alrededor de 6 millones de transacciones al mes, te genera una cantidad de información que no es posible manejarla con herramientas ‘tradicionales’”, expresó el entrevistado. Farmacias decidió entonces usar el CPM de Cognos, “solución que sí te permite manejar una gran cantidad de datos en una forma multidimensional, y que la tiene accesible al resto de la corporación, de manera que los ejecutivos participan en la generación de presupuestos, modelos y diferentes escenarios”. La implantación total del proyecto se dio en un tiempo de ocho meses, desde el diseño del proyecto, hasta la capacitación del personal. Martorell comentó que, si bien, el camino no fue tan sencillo, ya que hubo cambios importantes del modelo original al final (como fue la adquisición de nuevo hardware que no se había contemplado en un inicio), los resultados han valido la pena: “Sufrimos algunos cambios en cuestión de infraestructura; modificamos el ancho de banda para comunicaciones, compramos un servidor poderoso que no se saturara ni realizara procesos muy lentos; inclusive, dentro de la misma arquitectura se dio una experiencia de ensayo y error en el modelaje, si quieres verlo así”. Debido a lo anterior, Martorell recomienda a otros empresarios que “antes de meterse a construir un modelo, hagan un mapeo muy puntual, en blanco y negro, de cual es el requerimiento del negocio, y cómo se puede cubrir; que no se arranquen sin saber a dónde quieren llegar, porque se pierden y se pierde mucho tiempo”. Información inteligente en la farmacia Al preguntarle acerca de cual fue el mapa o ruta crítica que siguió Farmacias del Ahorro, Martorell puntualizó que “consistió en manejarnos desde el punto de venta que es nuestra célula básica, desde cuantas unidades vendemos, a que precio y que costo promedio tiene para nosotros. “Eso lo subimos a nivel sublínea de producto (clase terapéutica, etcétera); posteriormente, esa información la subimos a nivel tienda y después a nivel plaza, que es el conjunto de tiendas en ciertas ciudades y luego lo subimos a nivel corporativo; así es realmente como tiene que fluir la información. “Nuestro modelaje tenía que partir tal cual como va nuestra operación; desde la venta, la generación del costo, los gastos; modelar cada uno de éstos; lo que queremos ver y nos interesa controlar y con base en eso tomar la decisión de cómo armarlo. “Una vez tienes esa parte fundamental, lo demás ya es tradicional; generar estados de resultados y el balance conforme a eso, ya es una consecuencia. Pero te tienes que sentar a ver cual es tu requerimiento de negocio, cómo quieres ver la información, por qué la quieres ver y cómo te vas a medir”, detalló. Se dieron algunas resistencias al cambio, sobre todo entre los operadores o usuarios finales del sistema, que requirieron de un proceso de capacitación para sensibilizarse acerca de la importancia de su participación en la generación de información. Beneficios de la solución Las Farmacias del Ahorro están más saludables que nunca, al tener un presupuesto a nivel detalle, que podemos comparar día a día y ver cómo va la empresa contra lo que queremos medir”, dijo Martorell. Un beneficio evidente es que la empresa puede contar con mediciones en “caso de cambios abruptos, con la capacidad de poder remodelar nuevamente y visualizar los impactos en el presupuesto si hacemos esos cambios”. Otro más, y quizá uno de los más significativos, ya representó un hallazgo interesante: “ahora contamos con una gran cantidad de información muy bien armada, que nos permite efectuar negociaciones muy interesantes con proveedores y clientes, cosa que antes no lo sabíamos; no podíamos ver cuánto podemos vender por producto, en qué región, en qué farmacia, con qué estacionalidad y en qué volumen. ”Ahora sí podemos sentarnos con nuestro proveedor y decirle: ‘ya sé que te compraré; cuándo y cómo’; eso nos permite establecer una relación comercial más amigable y de mayor negocio”. Los beneficiarios indirectos de la solución, resultan ser los consumidores finales, ya que si la empresa realiza mejores negociaciones, “éstas redundan en mejores precios, lo cual nos permite ser más competitivos en el mercado, al traspasar al mercado mejores precios. Dentro de esta industria que es tan competida, de alto volumen y de poco margen, nos ha dado una gran capacidad de control”. Invertir siempre en TI “Hoy por hoy, para Farmacias del Ahorro, invertir en tecnologías de información (TI) es una prioridad; llevamos muchos años invirtiendo cuantiosos recursos en sistemas transaccionales, no sólo en herramientas de BI, y eso nos ha permitido generar información transparente, verídica, a tiempo y en el momento en que la necesitamos para tomar una decisión”, recalcó Martorell. Finalmente, recomendó a otros empresarios “invertir siempre en TI, por muy difícil que esté la situación, el mercado y los tiempos, ya que es lo que te dará competitividad al darte la información; pues, hoy sin información no tienes herramientas para ser competitivo”. Performance 2004 Durante el foro Cognos Performance 2004, Carla Rodil, vicepresidenta de Latinoamérica de Cognos, señaló en exclusiva que “este es un momento muy emocionante para la empresa, porque tenemos una gran oportunidad no sólo para nuestro propio crecimiento; también al utilizar nuestras soluciones para ayudar a las empresas mexicanas y latinoamericanas a optimar sus procesos y que puedan crear más oportunidades y ventas”. |
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